Puolustusministeriön asiakirjajulkisuuskuvaus

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019):

28 §

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen on sisällettävä tiedot: 

1. tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin kuuluvia tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja; 
2. asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävästä viranomaisesta ja sen yhteystiedoista tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi; 
3. tietojärjestelmien sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin; 
4. hakutekijöistä, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea teknisesti viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä; 
5. tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla. 

Tiedonhallintayksikön on julkaistava 1 momentissa tarkoitettu kuvaus yleisessä tietoverkossa siltä osin kuin kuvauksen tiedot eivät ole salassa pidettäviä. 

1 Yleiset ohjeet tietopyynnön tekemiseksi

1.1 Oikeutesi julkiseen tietoon 

Tämän asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on auttaa kansalaisia saamaan tietoa ministeriöstä ja sitä kautta valvoa julkisen vallan käyttöä ja seurata julkisten varojen käyttöä sekä muodostaa vapaasti mielipiteensä sekä vaikuttaa julkisen vallan käyttöön ja valvoa oikeuksiaan ja etujaan.

Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lailla  erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta. Tämä julkisuusperiaate on perusoikeus ja sen toteuttamista varten ministeriö ylläpitää tätä asiakirjajulkisuuskuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Julkisuusperiaatetta rajoittavat muun muassa maanpuolustus, ihmisten yksityiselämä ja yritysten liikesalaisuudet, jotka tarvitsevat suojaa yleiseltä julkisuudelta. Puolustusministeriölle tyypillistä on, että ministeriön tietovarannoissa on runsaasti turvallisuusluokiteltua tietoa.

Julkisuusperiaatetta sovelletaan viranomaisen asiakirjoihin. Viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. 

Oikeusministeriön sivulta löydät kuvauksen ja linkit julkisuuslakiin ja sen pohjalta annettuihin asetuksiin.

1.2 Asiakirjan pyytäminen

Kun pyydät meiltä asiakirjaa, on sen julkisuus lain mukaan pääperiaate. Annamme pyytämäsi tiedot, ellei sille ole laista johtuvaa estettä. Jos emme voi antaa pyytämääsi tietoa saat vaatiessasi valituskelpoisen päätöksen, josta voit valittaa hallinto-oikeuteen.  

Julkaisemme tietoa yleisesti saataville defmin.fi-verkkosivustossa, Valtioneuvoston hankeikkunassa,   Valtioneuvoston julkaisuarkisto Valtossa, valtiolle.fi sekä Lausuntopalvelu.fi -verkkosivustoissa.  Jos haluamaasi tietoa ei löydy edellä mainituista lähteistä, on vaivattominta pyytää sitä kirjaamostamme. Tällöin asiasi käsitellään tietopyyntönä ja se kirjataan asianhallintajärjestelmäämme ja välitetään sille, jolle tietopyynnön käsittely kuuluu.

Vastaamme tietopyyntöön viivytyksettä, jos se kohdistuu viranomaisen asiakirjaan, joka meillä jo on asianhallinnassamme kirjattuna. Jos asia on vasta valmistelussa voi olla, ette emme voi siitä vielä tietoa antaa. Jos pyytämäsi tieto kuuluu jollekin toiselle viranomaiselle, siirrämme sen sille, jolle asian käsittely kuuluu. Yleisesti tietopyyntöösi saat ratkaisun nopeimmin kääntymällä suoraan oikean viranomaisen puoleen.   

Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen esimerkiksi sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada kyseistä tietoa.

Tietojen antamisesta päättää puolustusministeriö. Tiedonsaantia koskeva pyyntö tulee lähettää osoitteeseen kirjaamo.plm@gov.fi.

1.3 Asiakirjan antaminen

Luovuttaaksemme oikean asiakirjan tulee sinun yksilöidä tietopyyntösi riittävällä tavalla. Avustamme sinua yksilöimään oikean asiakirjan asiarekisterin avulla. Asiarekisteri on luettelo ministeriössä käsiteltävänä olevista asioista. Se sisältää tiedot ministeriöön saapuneista tai lähteneistä asiakirjoista metatietoineen.

Kappaleessa 2 on kuvattuna, mitä tietoja puolustusministeriössä käsitellään ja kuinka tietopyyntö voidaan kohdistaa näihin tietoihin. 

Asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti. Tarkempaa tietoa maksuista ja niiden perusteista on koottu oheiseen pdf-tiedostoon.

Maksut tiedon esille hakemisesta ja tiedon antamisesta kopiona tai tulosteena.

Ministeriön julkisiin asiakirjoihin voi tutustua ministeriön tiloissa erikseen sovittuna aikana. Asiakirjoja ei lainata.

Puolustusvoimat vastaa omaan toimintaansa liittyvistä kysymyksistä, esimerkiksi asevelvollisuuteen liittyen.

2 Tiedot ja niihin liittyvät tietojärjestelmät

Luettelo sisältää ministeriön sekä sen yhteydessä toimivien Kutsunta-asiain keskuslautakunnan, Maanpuolustustiedotuksen suunnittelukunnan, Maanpuolustuksen tieteellisen neuvottelukunnan, Sotilasilmailuonnettomuuksien tarkastuslautakunnan, Turvallisuuskomitean sihteeristön ja Vapaaehtoisen maanpuolustuksen neuvottelukunnan tiedot.

Ministeriön hallussa ovat asiakirjat pääsääntöisesti v. 2008 eteenpäin. Vanhempaa aineistoa voi tiedustella Kansallisarkistosta.

Luetteloon ei ole sisällytetty tietoja, joita koskee tietosuojalainsäädäntö. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietopyyntö tehdään erillisellä lomakkeella.

Tietoja ei ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

2.1 Tietovarannot, niihin sisältyvät keskeiset tietoaineistot ja vastuuviranomainen

Puolustusministeriö

Hanketiedot. Ministeriön hankkeiden tiedot.  Hankkeen asettamispäätös, hankkeen perustiedot ja hankkeen organisointitiedot. Raportointi.

Hankintatiedot. Sopimukset, toimittajarekisteri, tilaustiedot ja maksutiedot.

Lainsäädännön valmistelutiedot.  Säädösvalmistelutiedot, vaikuttavuusarviointitiedot, kuulemisen tiedot.

Materiaalipolitiikan tiedot. Materiaalipolitiikan ja hankeohjauksen tiedot, kansainvälisen puolustusmateriaaliyhteistyön tiedot, vientivalvonnan tiedot.

Ministerin toimintaan liittyvät tiedot. Aikataulut, puheet, tiedotteet, vierailutiedot, kirjeet ja kutsut.

Organisaation toimintaan liittyvät tiedot. PLM:n johtoryhmien ym. aineistot. Riskienhallinta. Sisäisen tarkastuksen tiedot. Tapahtumien järjestäminen. Työsuojelu. 

Organisaatioturvallisuutta, DSA-toimintaa sekä avaruusasioita koskevat tiedot. Työryhmätiedot, seurantaraportit, muistiot, lausunnot, lainsäädäntöhanketiedot; DSA-lupapyynnöt, -päätökset ja –todistukset.

Puolustuspolitiikan tiedot. Puolustusyhteistyöhön, puolustustutkimukseen, strategiseen suunnitteluun, kriisinhallintaan, asevelvollisuuteen, puolustuskykyyn ja sotilastiedusteluun, aluevalvontaan ja vapaaehtoiseen maanpuolustukseen liittyvät tiedot.

Sisäisen tarkastuksen tiedot. Tarkastuskertomukset ja raportit, seurantaraportit.

Tiedot asioista ja asiakirjoista. Asiarekisteri. Luettelo puolustusministeriön käsiteltävistä asioista ja asiakirjoista.

Toiminnan, talouden ja tulosohjauksen tiedot. Hallinnonalan toiminnan ja talouden suunnitteluun ja seurantaan sekä tulosohjaukseen ja ministeriön taloudenhoitoon ja matkahallintoon liittyvät tiedot.

Turvallisuus- ja valmiustiedot.

Tutkimus- ja julkaisutiedot. Tiedot tehdyistä tutkimuksista ja julkaisuista.

Viestintätiedot ja media-analyysitiedot.

Yhdyskunta- ja ympäristötiedot. Ympäristösuojelutiedot, luonnonsuojelutiedot, rakennetun ympäristön tiedot, ulkomaalaisomistukseen liittyvät tiedot.

Kutsunta-asiain keskuslautakunta

Valitustiedot, valitusten käsittelytiedot.

Maanpuolustustiedotuksen suunnittelukunnan sihteeristö

Mielipidetutkimustiedot, kokousmateriaalit.

Maanpuolustuksen tieteellisen neuvottelukunnan sihteeristö

Pöytäkirjat, muistiot, hakukutsut, hakemukset, lausunnot, tutkimussuunnitelmat, sopimukset ja raportit.

Sotilasilmailuonnettomuuksien tarkastuslautakunta

Tarkastuslautakunnan kannanotot.

Turvallisuuskomitean sihteeristö

Kokonaisturvallisuuden yhteensovittamiseen liittyvät tiedot.

Vapaaehtoisen maanpuolustuksen neuvottelukunta

Kokousmateriaalit, lausunnot, työsuunnitelma ja vuosikertomus.

2.2 Tietojärjestelmät

Asiarekisteriin ja palvelunhallintaan kuuluvia tietoja on paitsi kappaleessa 1.2. mainituissa julkisissa verkkosivustoissa, myös seuraavissa tietojärjestelmissä:

Vahva. Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteinen rekisteri, jossa ylläpidetään tietoja ministeriöissä vireille tulevista asioista. Järjestelmä sisältää myös viranomaisen vastaanottamia ja laatimia asiakirjoja metatietoineen. Lisäksi VAHVA-asianhallintajärjestelmässä käsitellään valtionhallinnon EU-asiat.

Asioiden keskeiset hakutekijät Vahva-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:

• Asian otsikko
• Asian numero
• Asian päivämäärä alkaen/loppuen
• Vastuuorganisaatio
• Vastuuhenkilö
• Kontakti: vireillepanija, osallistuja
• Tehtäväluokan tunnus

Asiakirjojen keskeiset hakutekijät Vahva-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:

• Asiakirjan otsikko
• Asiakirjan numero
• Asiakirjan päivämäärä alkaen/loppuen
• Vastaanottopäivä
• Vastuuorganisaatio
• Vastuuhenkilö
• Kontakti: lähettäjä, vastaanottaja, kopio
• Asiakirjatyyppi
• Lähettäjän viite
• Asian otsikko
• Tehtäväluokan tunnus
• Tehtäväluokitus
• Sisältöhaku

EUTORI-järjestelmässä käsiteltiin syyskuuhun 2022 saakka valtionhallinnon EU-valmistelun asiat. Järjestelmää käytetään toistaiseksi aiemman EU-aineiston tiedonhaussa. Keskeisiä asiakokonaisuuksia EUTORIssa ovat EU-ministerivaliokunnan ja valmistelujaostojen aineistot sekä EU-säädöshankkeet, tiedonannot, EU-rikkomusmenettelyt ja tuomioistuintapaukset.

EUTORI on tarkoitettu EU-asioita käsitteleville virkamiehille. Ministeriöiden ja EU-edustuston lisäksi käyttäjäorganisaatioita ovat mm. eduskunta ja Ahvenanmaan maakuntahallitus.

Tietojärjestelmän sisältämät tiedot

Sekä EU-toimielinten laatimia että kansallisia EU-asiakirjoja (esim. kokousraportteja, ohjeita, muistioita, pöytäkirjoja, eduskunnalle annettuja selvityksiä).

Asioiden keskeiset hakutekijät EUTORI-järjestelmässä ovat seuraavat:

• Asia (otsikko)
• Asian numero
• Avauspvm
• Vastuuorganisaatio
• Vireilletuloasiakirja
• Asiasanat
• Säädösnumero
• Päätösmenettely
• Asiatyyppi
• Asiaryhmä
• Asian elinkaari

Asiakirjojen keskeiset hakutekijät EUTORI-järjestelmässä ovat seuraavat:

• Otsikko
• Asiakirjan tunniste
• Laatimispäivä
• Laatijaorganisaatio
• Laatija
• Asiakirjatyyppi
• Asiasanat
• Akronyymi
• Sisältöhaku

Kokousten keskeiset hakutekijät EUTORI-järjestelmässä ovat seuraavat:

• Kokouksen nimi
• Tunniste/numero
• Kokouspvm
• Vastuuministeriö
• Kokoustyyppi

AHA. Ulkoasiainhallinnon asianhallintajärjestelmä, jossa puolustusministeriöllä oma osuutensa puolustustarvikkeiden maastavientilupa-asioiden käsittelyyn.

Keskeiset hakutekijät:

• Luvan hakija
• Luvan määrämaa
• Luvan tuotteiden tuoteluokka
• Luvan myöntöaika