Försvarsministeriets beskrivning av handlingars offentlighet

Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)

28 §

En informationshanteringsenhet ska för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av de informationsresurser och ärenderegister som den förvaltar. Av beskrivningen ska framgå

vilka informationssystem som innehåller uppgifter som hör till ärenderegistret eller till informationshanteringen i samband med tjänsteproduktion,
vilken myndighet som beslutar om utlämnande av information från ärenderegistret eller informationssystemet samt dess kontaktuppgifter för informationsbegäranden,
vilka kategorier av informationsmaterial som ingår i informationssystemen,
de söktermer med vilka handlingar tekniskt kan sökas i en myndighets ärenderegister eller informationssystem,
om det finns öppen tillgång till informationsmaterial via ett tekniskt gränssnitt.

Informationshanteringsenheten ska i ett allmänt datanät offentliggöra en sådan beskrivning som avses i 1 mom. till den del uppgifterna i beskrivningen inte är sekretessbelagda.

1 Allmänna anvisningar om att begära information

1.1 Din rätt till offentliga uppgifter

Syftet med denna beskrivning av handlingars offentlighet är att hjälpa medborgarna att få information om ministeriet och därigenom möjlighet att övervaka användningen av offentlig makt och offentliga medel, fritt forma sina åsikter samt påverka användningen av offentlig makt och bevaka sina rättigheter och intressen.

Handlingar och upptagningar som innehas av en myndighet är offentliga, om inte offentligheten särskilt begränsas genom lag. Var och en har rätt att ta del av offentliga handlingar och upptagningar. Denna offentlighetsprincip är en grundläggande rättighet, och för att tillgodose den upprätthåller ministeriet denna beskrivning av handlingars offentlighet i fråga om informationslager och ärenderegister som det förvaltar. Offentlighetsprincipen begränsas bland annat av försvaret och av att människors privatliv och företagens affärshemligheter måste skyddas från allmän offentlighet. Kännetecknande för försvarsministeriet är att ministeriets informationslager innehåller en stor mängd säkerhetsklassificerad information.

Offentlighetsprincipen tillämpas på myndighetshandlingar. Med myndighetshandling avses en handling som innehas av en myndighet och som har upprättats av myndigheten eller av någon som är anställd hos en myndighet eller som har inkommit till en myndighet för behandling av ett visst ärende eller i övrigt inkommit i samband med ett ärende som hör till myndighetens verksamhetsområde eller uppgifter.

På justitieministeriets webbplats hittar du en beskrivning och länkar till offentlighetslagen och de förordningar som utfärdats med stöd av den.

1.2 Begäran om att få ta del av en handling

När du ber oss om en handling är huvudregeln enligt lagen att den är offentlig. Vi lämnar ut uppgifterna du ber om, om det inte finns något lagligt hinder för det. Om vi inte kan lämna ut de uppgifter som du begär kan du kräva att få ett överklagbart beslut, som du kan överklaga hos förvaltningsdomstolen.

Information finns allmänt tillgänglig på webbplatsen defmin.fi, i statsrådets projektportal, i statsrådets publikationsarkiv Valto samt på webbplatserna valtiolle.fi och utlåtande.fi. Om de uppgifter som du söker inte finns på dessa webbplatser är det enklast att begära dem av vårt registratorskontor. Då behandlas ditt ärende som en begäran om information, vilket innebär att det registreras i vårt ärendehanteringssystem och förmedlas till den vars uppgift det är att behandla begäran.

Vi besvarar en begäran utan dröjsmål om den gäller en myndighetshandling som redan är registrerad i vårt ärendehanteringssystem. Om ett ärende fortfarande bereds är det möjligt att vi ännu inte kan lämna ut uppgifter om ärendet. Om den information du begär hör till någon annan myndighet, överför vi begäran till den myndighet som handlägger ärendet. Vanligen besvaras din begäran fortast om du direkt vänder dig till rätt myndighet.

Den som begär information behöver inte uppge sin identitet eller motivera sin begäran, om detta inte är nödvändigt till exempel för att kunna kontrollera att den som begär uppgifter har rätt att få dem.

Försvarsministeriet beslutar om utlämnande av uppgifter. Begäran om information ska sändas till adressen registratorskontoret.fsm@gov.fi.

1.3 Utlämnande av handlingar

För att vi ska kunna lämna ut rätt handling måste du specificera din begäran tillräckligt noga. Vi hjälper dig att specificera handlingen med hjälp av ärenderegistret. Ärenderegistret är en förteckning över de ärenden som behandlas vid ministeriet. Det innehåller uppgifter om handlingar som inkommit till eller skickats från ministeriet inklusive metadata.

I kapitel 2 redogörs det för vilka uppgifter som behandlas vid försvarsministeriet och hur en begäran om information kan specificeras så att den avser dessa uppgifter.

För utlämnande av en handling och för att ta fram uppgifterna kan en avgift tas ut med stöd av 34 § i offentlighetslagen. Ytterligare information om avgifterna och grunderna för dem finns i pdf-filen nedan.

Avgifter för framtagning av uppgifter och för utlämnande av en uppgift som kopia eller utskrift (länk, endast på finska).

Det är möjligt att ta del av ministeriets offentliga handlingar i ministeriets lokaler vid en särskilt överenskommen tidpunkt. Handlingarna lånas inte ut.

Försvarsmakten svarar på frågor som gäller försvarsmaktens egen verksamhet, till exempel i anslutning till värnplikten.

2 Uppgifterna och informationssystemen som hänför sig till dem

Förteckningen innehåller ministeriets uppgifter och uppgifter från Centralnämnden för uppbådsärenden, Delegationen för frivilligt försvar, Granskningskommissionen för militära luftfartsolyckor, Planeringskommissionen för försvarsinformation, Försvarets vetenskapliga delegation och Säkerhetskommitténs sekretariat som är verksamma i samband med det.

Ministeriet innehar i huvudsak handlingar från och med 2008. Äldre material kan efterfrågas hos Riksarkivet.

I förteckningen ingår inte uppgifter som omfattas av dataskyddslagstiftningen. En begäran om information enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning görs på en separat blankett.

Informationen är inte öppet tillgänglig med hjälp av något tekniskt gränssnitt.

2.1 Datalagren, central information som ingår i dem och ansvarig myndighet

Försvarsministeriet

Projektinformation. Uppgifter om ministeriets projekt. Beslut om tillsättande av projektet, grundläggande uppgifter om projektet och organiseringsuppgifter om projektet. Rapportering.

Upphandlingsuppgifter. Avtal, leverantörsregister, beställnings- och betalningsuppgifter.

Uppgifter om beredning av lagstiftning. Lagberedningsuppgifter, konsekvensbedömningsuppgifter, samrådsuppgifter.

Materialpolitiska uppgifter. Uppgifter om materialpolitik och projektstyrning, uppgifter om internationellt försvarsmaterielsamarbete, uppgifter om exportkontroll.

Uppgifter om ministerns verksamhet. Tidtabeller, tal, pressmeddelanden, besöksuppgifter, brev och inbjudningar.

Uppgifter om organisationens verksamhet. Material från försvarsministeriet ledningsgrupper m.fl. Riskhantering. Uppgifter som gäller intern revision. Ordnande av evenemang. Arbetarskydd.

Uppgifter om organisationssäkerhet, DSA-verksamhet och rymdärenden. Arbetsgruppsuppgifter, uppföljningsrapporter, promemorior, utlåtanden, uppgifter om lagstiftningsprojekt; ansökan om DSA-tillstånd och DSA-beslut och DSA-intyg.

Försvarspolitisk information. Uppgifter som gäller försvarssamarbete, försvarsforskning, strategisk planering, krishantering, värnplikt, försvarsförmåga och militär underrättelseverksamhet, territorialövervakning och frivilligt försvar.

Uppgifter som gäller intern revision. Revisionsberättelser och rapporter, uppföljningsrapporter.

Uppgifter om ärenden och handlingar. Ärenderegister. Förteckning över ärenden och handlingar som ska behandlas av försvarsministeriet.

Uppgifter om verksamheten, ekonomin och resultatstyrningen. Uppgifter som gäller planering och uppföljning av förvaltningsområdets verksamhet och ekonomi samt resultatstyrning och ministeriets ekonomiförvaltning och reseförvaltning.

Säkerhets- och beredskapsuppgifter.

Forsknings- och publikationsuppgifter. Uppgifter om undersökningar och publikationer som gjorts.

Kommunikationsuppgifter och medieanalysuppgifter.

Samhälls- och miljöinformation. Miljöskyddsuppgifter, naturskyddsuppgifter, uppgifter om den byggda miljön, uppgifter om utländsk ägo.

Centralnämnden för uppbådsärenden

Uppgifter om klagomål, klagomålshantering av uppgifter.

Delegationen för frivilligt försvar

Mötesmaterial, utlåtanden, arbetsschema och verksamhetsberättelse.

Granskningskommissionen för militära luftfartsolyckor

Granskningskommissionens ställningstaganden.

Sekretariatet för planeringskommissionen för försvarsinformation

Opinionsundersökningsuppgifter, mötesmaterial.

Sekretariatet för försvarets vetenskapliga delegation

Protokoll, promemorior, utlysningar, ansökningar, utlåtanden, forskningsplaner, avtal och rapporter.

Säkerhetskommitténs sekretariat

Uppgifter om samordningen av den övergripande säkerheten.

2.2 Datasystem

Uppgifter som hör till ärenderegistret och servicehanteringen finns förutom på de offentliga webbplatser som nämns i punkt 1.2 även i följande datasystem:

Vahva. Statsrådets och ministeriernas gemensamma register, där det införs uppgifter om ärenden som anhängiggörs vid ministerierna. Systemet innehåller också handlingar som myndigheten tagit emot och upprättat inklusive metadata. Dessutom behandlas EU-ärenden inom statsförvaltningen i ärendehanteringssystemet VAHVA.

De viktigaste söktermerna för ärenden i ärendehanteringssystemet Vahva är

Ärendets rubrik
Ärendets nummer
Datum för ärendet inletts/avslutats
Ansvarig organisation
Ansvarig person
Kontakt: den som inlett ärendet, deltagare
Uppgiftsklassens beteckning

De viktigaste söktermerna för handlingar i ärendehanteringssystemet Vahva är

Handlingens rubrik
Handlingens nummer
Datum för handlingen upprättad/avslutad
Mottagningsdatum
Ansvarig organisation
Ansvarig person
Kontakt: avsändare, mottagare, kopia
Dokumenttyp
Avsändarens referens
Ärendets rubrik
Uppgiftsklassens beteckning
Uppgiftsklassificering
Innehållssökning

I systemet EUTORI behandlades fram till september 2022 ärenden som gäller EU-beredningen inom statsförvaltningen. Systemet används tills vidare för att söka information ur tidigare EU-material. Det viktigaste innehållet i EUTORI är material från EU-ministerutskottet och beredningssektionerna samt EU-lagstiftningsprojekt, meddelanden, EU-överträdelseförfaranden och domstolsfall.

EUTORI är avsett för tjänstemän som behandlar EU-ärenden. Utöver ministerierna och EU-representationen är bland annat riksdagen och Ålands landskapsregering användarorganisationer.

Uppgifter i datasystemen

Både EU-organens EU-handlingar och nationella EU-handlingar (till exempel mötesrapporter, anvisningar, promemorior, protokoll, redogörelser till riksdagen).

De viktigaste söktermerna för ärenden i systemet EUTORI är

Ärende (rubrik)
Ärendets nummer
Datum för inledande av ärendet
Ansvarig organisation
Handling om inledande av ärendet
Nyckelord
Författningsnummer
Beslutsförfarande
Typ av ärende
Ärendegrupp
Ärendets livscykel

De viktigaste söktermerna för handlingar i systemet EUTORI är

Rubrik
Handlingens ID
Upprättad, datum
Organisation som upprättat handlingen
Skapad av
Dokumenttyp
Nyckelord
Akronym
Innehållssökning

De viktigaste sökfaktorerna för möten i EUTORI är följande:

Mötets namn
ID/nummer
Mötesdatum
Ansvarsministerium
Typ av möte

AHA. Utrikesförvaltningens ärendehanteringssystem, där försvarsministeriet har en egen del för behandling av ärenden som gäller utförseltillstånd för försvarsmateriel.

Centrala sökfaktorer:

Sökanden av tillstånd
Tillståndets bestämmelseland
Produktkategori för tillståndsprodukterna
Tid för beviljande av tillstånd