Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely puolustusministeriössä
Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaa. Tietosuojalla turvataan henkilön oikeudet ja vapaudet henkilötietojen käsittelyssä. Keskeisin henkilötietojen käsittelyä koskeva säädös on EU:n tietosuoja-asetus, jota aloitettiin soveltaa 25. toukokuuta 2018.
Puolustusministeriö käsittelee henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidensa noudattamiseksi tai joissain tilanteissa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi tai suostumuksen perusteella. Henkilö voi toteuttaa oikeuksiaan esimerkiksi tarkastamalla itseään koskevat tiedot sekä pyytää oikaisemaan virheelliset tiedot ja poistamaan tarpeettomat tiedot.
Puolustusministeriölle osoitettavat pyynnöt tulee osoittaa puolustusministeriön kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo.plm(at)gov.fi. Voit lähettää tietopyynnön henkilötietojesi tarkistamiseksi ja saada nähtäväksesi ministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi täyttämällä alta löytyvän lomakkeen ja lähettämällä sen ministeriön kirjaamoon.
Lomake henkilötietojen tarkistamiseksi (pdf) (191.7 KB)
Puolustusministeriö ei käsittele asevelvollisten henkilötietoja. Niitä koskevat tiedustelut tulee osoittaa puolustusvoimille.
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa tietosuojaoikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: tietosuoja.fi.
Puolustusministeriön tietosuojavastaava on Joona Lapinlampi. Tietosuojavastaavalle osoitetut viestit tulee lähettää osoitteeseen tietosuojavastaava.plm(at)gov.fi.
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja tallennetaan vain perustellusta syystä. Pääsääntöisesti tietoja tarvitaan palveluiden toteuttamiseksi ja yhteydenpitoon.
Ministeriön verkkopalveluiden käyttö on vapaaehtoista, eikä annettuja henkilötietoja käsitellä muissa kuin esitetyissä käyttötarkoituksissa.
Tilauspalveluissa pyydetään tilaajan sähköpostiosoite, jotta viestit voidaan lähettää tilaajalle. Blogikommentoinnissa rekisteröidyiltä käyttäjiltä pyydetään sähköpostiosoitteen lisäksi nimi. Ei-rekisteröityneiltä pyydetään vain nimi, joka näytetään verkkosivuilla kommentin yhteydessä. Palautelomakkeessa pyydetään sähköpostiosoite. Halutessaan palautteen antaja voi antaa myös nimensä.
Puolustusvoimat vastaa kameravalvonnasta puolustusministeriön tiloissa. Tietosuojan toimeenpanosta Puolustusvoimissa voi lukea Puolustusvoimien verkkosivuilta.
Tallennetut henkilötiedot
Tietoja käsittelevät palvelun sisältöä ylläpitävät henkilöt ministeriöissä sekä palvelua tuottavat yhteistyökumppanit alihankkijoineen, joiden kanssa ministeriö on sopinut henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
Tietoja ei luovuteta palvelun ulkopuolelle, toisiin järjestelmiin tai kolmansille osapuolille. Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tiedot säilytetään palvelussa sen elinkaaren ajan tai siihen asti, kun henkilö itse kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tiedot tai kun tilaaja itse peruuttaa tilauksen lähetetyssä sähköpostissa olevasta linkistä.
Palveluiden käyttäjän oikeudet
Palveluiden käyttäjänä Sinulla on oikeus mm. saada tieto siitä, mitä tietoja Sinusta tallennamme ja kuka käsittelee tietojasi. Lisäksi voit tarkistaa sinusta keräämämme tiedot ja tarvittaessa päivittää ne ajan tasalle. Saat tietosi poistetuiksi järjestelmistämme tai voit rajoittaa niiden käsittelyä.
1. Oikeus tarkistaa omat tiedot
Voit pyytää ja saada nähtäväksesi palveluihin tallennetut henkilötietosi täyttämällä tulostettavan lomakkeen ja lähettämällä sen ministeriön kirjaamoon. Voit pyytää tietoja myös sähköpostitse ministeriön kirjaamosta, kirjaamo.plm(at)gov.fi.
2. Tietojen oikaiseminen tai täydennys
Jos havaitset, että tietosi ovat puutteellisia tai virheellisiä, voit pyytää niiden korjaamista. Tällaisessa tapauksessa pyydämme Sinua kertomaan, mikä tieto on virheellinen ja perustelemaan virheellisyyden sekä miten tietoja tulisi muuttaa, tai kertomaan, mikä tieto pitäisi täydentää ja miten.
3. Käsittelyn rajoittaminen
Jos olet ilmoittanut, että tietosi ovat virheellisiä, Sinulla on oikeus pyytää niiden käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
4.Suostumuksen peruutus tietojen käyttöön
Voit kirjallisesti pyytää ministeriötä poistamaan tietosi palvelusta. Tilaustietosi voit itse poistaa milloin tahansa peruuttamalla tilauksen linkistä, joka löytyy jokaisesta lähetetystä sähköpostiviestistä.
5. Henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus tai kantelu
Tarvittaessa voit valittaa tai tehdä kantelun tietojesi käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle.
Jos tarvitset lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ministeriössä, pyydämme Sinua ottamaan yhteyttä ministeriön tietosuojavastaavaan. Tietosuojavastaavalle osoitetut viestit tulee lähettää osoitteeseen tietosuojavastaava.plm(at)gov.fi.
Hankeikkuna on valtioneuvoston yhteinen julkinen verkkopalvelu valtioneuvoston ja sen ministeriöiden hanketiedon hallintaan ja julkaisuun.
Hankeikkuna sisältää henkilötietoja, joita valtioneuvoston kanslia käsittelee tietosuoja-asetuksen 86 artiklan yleisen edun vuoksi ottaen huomioon myös virallisten asiakirjojen julkisuusperiaate. Hankeikkunan sisältämät henkilötiedot on saatu valtioneuvoston työntekijöiltä, jotka ovat lisänneet tietoja erilaisista hankkeista järjestelmään.
Tallennetut tiedot
Hankeikkuna sisältää hankkeiden vastuu- ja yhteyshenkilöiden sekä esimerkiksi työryhmien jäsenten nimitiedot ja sähköpostiosoitteet sekä puhelinnumerot.
Tietojen luovutus
Hankeikkunan sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Hankkeen päätyttyä hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden tiedot poistetaan automaattisesti verkkosivuilta (lukuun ottamatta yhteyshenkilöä). Henkilöiden tiedot jäävät tämän jälkeen näkyviin Hankeikkunan virkahenkilön käyttöliittymään valtioneuvoston sisällä. Tiedot on säilytettävä virkahenkilön käyttöliittymässä mm. raporttien tuottamiseksi hankkeisiin osallistuneista henkilöistä.
Avoimet virat julkaistaan Valtiolle.fi-palvelussa, joka on pääasiallinen kanava myös työhakemuksen jättämiselle.
Keräämme Valtiolle.fi-palvelussa valintaprosessin kannalta olennaisia tietoja, jotka hakija itse antaa jättäessään hakemuksen. Laadimme hakuprosessin päättyessä vertailumuistion, jossa vertaillaan hakijoiden ansioita valtion virkamieslainsäädännön ja työmarkkinalaitoksen ohjeiden mukaisesti.
Käsittelemme hakijan tietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan, virkamieslain (750/1994) ja -asetuksen (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) perusteella.
Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsittelemme turvallisuusselvityslain 45 ja 58-59 § pykälien mukaisesti.
Tallennetut tiedot
Keräämme seuraavat henkilötiedot, jotka hakija on hakuilmoituksessaan lähettänyt. Näitä tietoja ovat hakijan yksilöintitiedot (nimi, sukupuoli, osoite, puhelin, sähköposti ja muu mahdollinen yhteystieto), hakijan hakemuksessa esittämät tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot.
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Luovutamme henkilötietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. Emme luovuta tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Hakemukset poistuvat Valtiolle.fi-palvelusta kolme kuukautta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen. Hakuasiakirjat tallennetaan valtioneuvoston yhteiseen VAHVA-asianhallintajärjestelmään. Rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilyttämisajat määräytyvät tarkemmin arkistolain (831/1994), arkistolaitoksen määräyksen (AL 16465/07.01.01.03.02/2016) ja valtioneuvoston yhteisen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Ministeriö kokoaa vuosittain hallinnonalaltaan kunniamerkkiesitykset Ritarikuntia varten. Käsittely perustuu lakiin julkisista huomionosoituksista sekä Suomen Valkoisen Ruusun ritarikunnan ohjesääntöön, asetukseen Suomen Leijonan ritarikunnan perustamisesta sekä Ritarikuntien määräyksiin kunniamerkkien antamisesta. Ehdotuksen tekijän on varmistettava sen henkilön suostumus, jolle kunniamerkkiä esitetään. Tietoja säilytetään ministeriössä kunniamerkkien myöntämisen käsittelyn ajan.
Tarkemmin puolustusministeriön hallinnonalan kunniamerkeistä: Puolustusministeriön hallinnonalan kunniamerkit
Erilaisten kyselyjen toteuttamiseksi ja tilaisuuksiin ilmoittautumisissa keräämme tarvittavat henkilötiedot.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Tallennetut tiedot
Tietosisältö vaihtelee tapauskohtaisesti, mutta tyypillisesti tilaisuuksiin ilmoittauduttaessa pyydetään henkilön nimi ja sähköpostiosoite. Tilaisuudesta riippuen voidaan tarvittaessa pyytää myös muita henkilötietoja.
Tietojen luovutus
Voimme luovuttaa tietoja tapauskohtaisesti kyselyihin liittyville toimijoille, esimerkiksi ministeriön valvomolle. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietoja palvelun tuottajana.
Tietojen säilytysaika
Kyselyissä tarkoituksenmukainen säilytysaika vaihtelee tapauskohtaisesti.
Ilmoittautumisissa säilytysaika on tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika, enintään 6 kk tilaisuuden jälkeen, ja tapauskohtaisesti taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika.
Verkkosivustojen saavutettavuuspalautelomakkeella voi lähettää kysymyksiä ja palautetta. Sivustoilla on mahdollista myös kommentoida blogikirjoituksia.
Käsittelemme henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan perusteella. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Tallennetut tiedot
Palautelomakkeessa pyydämme kysyjän nimen. Jos kysyjä haluaa viestiinsä vastauksen, pyydämme sähköpostiosoitteen. Blogikommentoinnissa pyydetään sähköpostiosoite ja nimi, joka näytetään verkkosivuilla kommentin yhteydessä.
Tietojen luovutus
Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueiden ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita tai sukututkimuksia varten.
Tietojen säilytysaika
Palautelomakkeella lähetetyt tiedot poistetaan, kun palautteesta on kulunut vuosi. Blogikommentit säilytetään blogikirjoituksen elinkaaren ajan.
Sivustojen kävijäseuranta ei suoraan kerää tietoja, joista yksittäinen kävijä voidaan tunnistaa. Joissain tapauksissa IP-osoitetta voidaan pitää henkilötietona.
IP-osoitteen lisäksi sivustojen käytöstä kerätään vain yleisiä tilastotietoja, joita käytetään verkkopalvelujen kehittämiseen. Näitä tietoja ovat ladatut sivut, ajankohta sekä verkkoselain ja käyttöjärjestelmä.
Joillekin sivuston sivuille on upotettu sivuston ulkopuolinen sovellus, kuten sosiaalisen median syöte, video tai podcast. Näissä sovelluksissa käytetään evästeitä, jotka välittävät tiedon sivun latauksesta kolmannelle osapuolelle.
Viestimme monikanavaisesti. Käytämme sosiaalisen median palveluita, jotta viestintä tavoittaisi mahdollisimman monia kansalaisia. Tärkeistä asioista kerromme aina tiedotteissa, jotka julkaistaan puolustusministeriön verkkosivuilla.
Palveluilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Puolustusministeriön käytössä ovat seuraavat sosiaalisen median palvelut:
Ilmoittajansuojelun avulla ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä turvallisesti. Ilmoittaa voi joko sisäiseen tai ulkoiseen ilmoituskanavaan. Puolustusministeriön sisäiseen ilmoituskanavaan on pääsy vain puolustusministeriön palveluksessa olevilla. Muut henkilöt, kuten eläköityneet virkamiehet tai yhteistyökumppanien palveluksessa olevat voivat tehdä puolustusministeriön toimintaan liittyvän, työssään havaitsemansa ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvan ilmoituksen oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely liittyy ilmoittajansuojelulaissa (1171/2022) säädettyihin tehtäviin. Ilmoittajansuojelulain 30 §:n mukaan rekisterinpitäjä saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelulain tarkoituksen kannalta välttämätöntä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi).
Käsiteltävät tiedot
Ilmoittajansuojeluasioissa käsiteltävät ilmoitukset voivat sisältää mitä tahansa ilmoittajan ilmoitukseen liittämiä henkilötietoja.
Ilmoittajansuojeluasioissa ilmoittajan henkilötietoja ei tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin asian vireillepanijana eikä myöskään ilmoituksen kohteen henkilötietoja tallenneta asian tai asiakirjan kontaktitietoihin. Ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja käsitellään kuitenkin ilmoitusta koskevissa asiakirjoissa, kuten esimerkiksi itse ilmoituksessa.
Ilmoittajansuojelulain mukaisen ilmoituksen tekijän ja ilmoituksen kohteen henkilötiedot ovat aina kokonaan salassa pidettäviä.
Tilanteet, joissa tieto ilmoituksen tekijän henkilöllisyydestä voidaan luovuttaa muulle viranomaiselle tai ilmoituksen kohteelle
Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa ilmoittajansuojelulaissa säädetyn salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.
Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:
- toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
- esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
- syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
- ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.
Asianosaisen oikeudesta saada salassa pidettävä tieto säädetään muualla laissa erikseen.
Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.
Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.
Tietojen käsittely on rajattua organisaatiossa ja ajallisesti
Ilmoittajansuojeluasioissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ilmoittajansuojelulain tarkoittamalla tavalla tehtävään asianomaisessa ministeriössä nimetyt henkilöt.
Ministeriöön toimitetut ja ministeriössä laaditut asiakirjat sekä niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelmassa määrättyjen asiakirjojen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysaikojen määrittelyssä on otettu huomioon, mitä ilmoittajasuojelulain 29 §:n 2 momentissa on säädetty.
Asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojeluasioihin ja rekisteröidyn pääsyä tietoihin voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa tiedoista on sellaisia, että ne jäävät pääsyoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.
Henkilötietoja koskeva tietopyyntö ja henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä sekä käsittelyn rajoittamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.